ขั้นตอนการใช้งานระบบ Mentalmate

เข้าสู่ระบบ

เข้าสู่ระบบได้ที่ : https://mentalmateservice.com/employee-panel/

** สำหรับการจองแบบ Chat Service (ตั้งแต่ 1 สัปดาห์ขึ้นไป) จะเป็นคนละระบบกัน ซึ่งสามารถตรวจสอบข้อมูลการจองได้ใน Email ของนักจิตวิทยาเท่านั้น และทำการนัดหมายวันเวลากับลูกค้าโดยตรงอีกครั้งใน LINE OA

การแก้ไขข้อมูลส่วนตัว

การแก้ไขข้อมูลส่วนตัว
– คลิกที่ชื่อ EMAIL ของคุณ แล้วเข้าไปที่เมนู My Profile

เมนู Details : แก้ไขข้อมูลส่วนตัว เช่น เบอร์โทร หรือ Password
เมนู Working Hours : แก้ไขวันเวลาทำงานที่สะดวกของแต่ละบริการ
เมนู Days off : แก้ไขวันหยุดที่ต้องการหยุดล่วงหน้า เช่น ติดประชุม หรือ ธุระส่วนตัว

**ระบบ Google Calendar ยังไม่ได้เปิดใช้บริการ ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อ Gmail

** การตั้งค่า Services ใน Working Hours, Days Off และ Special Days ต้องเว้นว่างไว้ดังรูปตัวอย่าง เพราะระบบจะแสดงบริการทั้งหมดให้อัตโนมัติในหน้าระบบจอง

การรับแจ้งเตือน Email จากระบบ

ในทุกการจองนัดหมาย จะมี EMAIL แจ้งเตือนไปที่ EMAIL ที่คุณได้รับจากแอดมิน (ลงท้ายด้วย @mentalmateservice.com)

สามารถอ่านคู่มือการรับการแจ้งเตือนจากผู้รับคำปรึกษาผ่าน Email ได้ที่

อ่านขั้นตอนการใช้งาน EMAIL

ขั้นตอนการคอนเฟิร์มการนัดหมาย

01. ในหน้า Appointments จะมีรายละเอียดรายการนัดหมายของผู้รับบริการทั้งหมด โดยสามารถเลือกดูตามวันที่ต้องการได้เลย (หากมีการนัดหมายใหม่ จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปที่ Email @mentalmateservice.com ของนักจิตวิทยา)

02. สามารถอ่านรายละเอียดการนัดหมายต่างๆ ได้ที่ เมนู custom fields

03. ทุกรายการนัดหมายใหม่จะอยู่ในสถานะ “รอการยืนยัน (pending)” นักจิตวิทยาต้องทำการคอนเฟิร์มรายการนัดหมาย (Approved) ก่อนถึงวันเวลาให้บริการที่นัดหมายเอาไว้ล่วงหน้า

**หากเลยวันเวลานัดหมายไปแล้ว จะไม่สามารถกด Approved ได้ (ต้องแจ้งแอดมิน)

ขั้นตอนการเลื่อนเวลา

หากต้องการเลื่อนเวลา สามารถเปลี่ยนเวลาได้เลย จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปที่ผู้รับบริการทันที

การอัปเดตเวลาเฉพาะช่วง

หากต้องการอัปเดตเวลาเฉพาะช่วงที่สะดวกของวันที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น

  • มีเคสนัดเข้ามานอกระบบ
  • จองรับงานนอกระบบจากแอดมิน

01. เข้าไปที่เมนู My Profile

02. เลือกเมนู Special Days

03. ตั้งค่า Work Hours ช่วงแรกที่สะดวก

04. เลือก + Period เพื่อเพิ่มช่วงเวลาถัดไปที่สะดวก

  • เช่นนักจิตไม่สะดวกเวลา 13.00-15.00 ของวันที่ 18/05/2025 เท่านั้น ให้ตั้งค่าเเลือก Work Hours เป็น 2 ช่วงที่สะดวก คือ 10.00-13.00 และ 15.00-18.00 โดยช่วงเวลาที่ไม่ได้ตั้งค่าไว้ จะไม่แสดงในระบบ

 

คู่มือการใช้งาน LINE Official Account

  1. เมื่อสมัครสมาชิกเรียบร้อยให้รับลิงก์คำเชิญสำหรับเข้าร่วม LINE Official Account
  2. เมื่อเข้าลิงก์เรียบร้อยให้กด “เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีLINE”
  3. หลังจากนั้นให้กดตกลง

 

4. หลังจากนั้นให้ดาวน์โหลดแอพ “LINE Official Account” จาก App Store หรือ Play Store

 

5. เมื่อเข้าแอพ LINE Official Account ให้กดเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีLINE ที่ได้รับลิงก์คำเชิญ

6. เมื่อเข้ามาในแอพให้กดที่ ตั้งค่า > บัญชี > กดที่รูปกล้องถ่ายรูปเพื่อเปลี่ยนรูปโปรไฟล์

 

7. กลับสู่หน้าหลักและกดที่แชทเพื่อจะเปิดการใช้แชท กดที่ ไปที่ “ไปหน้าตั้งค่าการตอบกลับ” และกดติ๊กตั้งค่าดังรูป

 

8. เมื่อมีลูกค้าทักข้อความมาจะขึ้นในหน้าแชทลักษณะเดียวกับ LINE แต่หากลูกค้ายังไม่ทักมาจะไม่ขึ้นแชท

 

9. สามารถใช้เครื่องมือข้อความตอบกลับในการช่วยตอบลูกค้า โดยกดที่ปุ่ม+  > ข้อความตอบกลับ

 

10. หากลูกค้าไม่แจ้งข้อมูลการนัดหมายให้ใช้ข้อความตอบกลับ “ส่งขอข้อมูลกับลูกค้า” เพื่อให้ลูกค้าแจ้งข้อมูลการนัดหมาย 

11. หลังจากลูกค้าส่งข้อมูลนัดหมายให้แล้ว ให้ตรวจสอบว่าตรงกับข้อมูลที่ลูกค้าจองมาในระบบเว็บไซต์หรือไม่ ถ้าข้อมูลถูกต้องให้ส่งข้อความตอบกลับ “การนัดหมาย” ให้กับลูกค้า

 

12. ในการโทรกับลูกค้า ต้องทำการเปิดการโทรก่อนโดยกดที่ปุ่ม+ > คำขอการโทร > ตั้งค่า > ติ๊กที่ “LINE Call” > เลือกประเภทการโทร > เลือก “โทรแบบเสียง&วิดีโอคอล”

 

13. เมื่อถึงเวลานัดหมายให้กดที่คำขอการโทร > ส่งคำขอการโทรให้ลูกค้า

หลังจากนั้นให้ลูกค้าเป็นผู้กดปุ่มโทร และรอรับสายจากลูกค้า

การลงข้อมูลหลังให้คำปรึกษา
(อัปเดต 01/12/2023)

เมื่อเสร็จสิ้นการนัดหมาย

  • ให้บันทึกข้อมูลการนัดหมายที่ Google Sheet “รายการนัดหมาย (ID:XXX)” ของท่าน
  • โดยจะได้รับอีเมลจากแอดมิน ชื่ออีเมล : สเปรดชีตที่แชร์กับคุณ: “รายการนัดหมาย (ID:XXX)”
  • เพื่อยืนยันรายการนัดหมายให้ทาง Mentalmate ตรวจสอบความถูกต้องและชำระเงินรายเดือนให้
  1. ให้คีย์รหัสงานที่ผู้ให้คำปรึกษาคอนเฟิร์มได้รับมา
  2. เลือกประเภทการนัดหมายให้ถูกต้อง โดยจะมี 2 แบบ คือ
    2.1 จองจากเว็บ : ผู้รับคำปรึกษาจองผ่านระบบจองในเว็บไซต์ [ชำระเงินผ่านเว็บไซต์เท่านั้น]2.2 จองโดยตรง :ผู้รับคำปรึกษาจองนัดหมายเพิ่มเติมผ่าน LINE OA ของผู้ให้คำปรึกษา /หรือ ผู้รับคำปรึกษาที่จองจากเว็บไซต์แล้วต้องการต่อเวลา /หรือ จองผ่านแอดมิน /หรือ ได้รับงานที่ประกาศใน Openchat

 

3. หากเป็นการ “จองจากเว็บไซต์” ตอนกรอกข้อมูล ให้เลือกระยะเวลาและรูปแบบการนัดหมาย Call / VDO หรือ Chat Service ให้ถูกต้อง ระบบจะคำนวณราคาให้อัตโนมัติ

4. หากเป็นการ “จองโดยตรง” ตอนกรอกข้อมูล ให้กรอกข้อมูลระยะเวลาที่ให้บริการ และ ราคา ด้วยตนเอง (*ราคาจ่ายจริง ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ)

ส่วนข้อมูลอื่นๆ สามารถกรอกได้ตามตัวอย่าง

  • สถานะให้คำปรึกษา
  • วันที่นัดหมาย
  • เวลาที่นัดหมาย
  • ชื่อลูกค้า

 

ในแต่ละเดือน จะต้องกรอกข้อมูลในชีทของเดือนนั้นๆ เช่น เดือน พ.ย. 2023 จะต้องกรอกลงในชีท “11/2023” โดยสามารถคลิกที่เมนูด้านซ้ายล่างและกดเลือกเดือนที่ต้องการกรอกข้อมูลได้เลย

การจองงานใน Openchat

  1. สามารถแคปหน้าจอ /หรือ คัดลอกรายละเอียดของงานที่สนใจรับให้คำปรึกษา
  2. ทักมาที่ไลน์ Mentalmate/job
    แอดไลน์ได้ที่ : https://lin.ee/tGtZdJ7 (@480owvqm)
  3. แจ้งรหัสงานและรายละเอียดที่สนใจรับคำปรึกษา
  4. รอคอนเฟิร์มงาน และ สามารถติดตามสถานะงานได้ที่ LINE Openchat ที่ประกาศงาน
  5. หากได้รับงานที่จอง แอดมินจะติดต่อมาคอนเฟิร์มกับผู้ให้คำปรึกษา